Quali vantaggi può portare l’introduzione di soluzioni di automazione nell’ambito della riconciliazione degli incassi? Quali opportunità possono “entrare” nelle aziende grazie alla digitalizzazione? Possiamo subito dire che i benefici sono tanti e che si esprimono e concretizzano in diversi ambiti, ma dobbiamo anche dire che è importante inquadrare queste tematiche per poterle poi valorizzare al meglio in tutte le loro dimensioni.
Per poter comprendere la portata di questo approccio occorre sottolineare che nelle aziende che affrontano il processo di riconciliazione degli incassi con una procedura manuale il grande tema che si deve affrontare è quello della gestione dei carichi di lavoro e della qualità dei dati. In concreto, a fronte di un aumento nell’impegno richiesto in termini gestionali si registra un proporzionale aumento nel volume dei pagamenti in ingresso. Si tratta come noto di un processo che affronta la riconciliazione degli incassi lavorando sull’abbinamento tra i pagamenti ricevuti e le partite contabili aperte che hanno prodotto il relativo credito. La riconciliazione produce la registrazione finale dell’incasso e il suo completo inserimento nel sistema contabile.
È su questo processo che l’introduzione di soluzioni di automazione possono permettere alle imprese di disporre di nuove forme di efficienza e di portare benefici concreti a livello di contabilità e tesoreria, vantaggi che incidono sulla quantità di tempo delle persone impegnato in queste procedure, sulla riduzione dei rischi di errore, sui temi dell’audit e della governance.
In un contributo pubblicato da Digital4Finance (che potete leggere QUI in forma integrale) Mario Farris, Founder & Managing Director di K Linx – Incoming payment intelligence, sottolinea che sia il sistema bancario, sia gli operatori PSP sono in grado di offrire alle imprese l’opportunità di gestire l’incasso con servizi di pagamento pensati per facilitare la riconciliazione automatizzata. Parliamo di SDD, RIBA, MAV e le stesse carte di credito rappresentano soluzioni di payment che grazie alla presenza di riferimenti univoci e posizionali permettono di guardare alla riconciliazione come a un processo digitale lineare. Nello stesso tempo il desiderio e la volontà di facilitare e favorire al massimo gli utenti allargando le possibilità di compilazione dei documenti di pagamento aumenta il rischio di disporre di dati che anche se perfettamente digitalizzati sono però destrutturati.
Il caso dei bonifici bancari rappresenta un esempio di modalità di pagamento che possono contenere informazioni in modalità diverse e può accadere che anche l’ordinante del pagamento, per una buona quota parte dei flussi trattati, possa risultare complesso da riconoscere nella fase di confronto con le anagrafiche presenti nell’archivio debitori.
Accanto a questi fattori di difficoltà di riconciliazione si aggiungono anche altri fattori e ostacoli che arrivano dai pagamenti “analogici”, come possono essere ad esempio i bollettini bianchi. Alla gestione di queste complessità corrisponde anche una crescita nelle esigenze di governance dei processi da parte delle aziende che spingono verso forme di automazione nella riconciliazione e all’uso di piattaforme che grazie anche all’intelligenza artificiale possono contribuire a ridurre e gestire questa complessità portando benefici a tutta la filiera dei pagamenti.
Il contributo di Mario Farris sottolinea che i benefici ottenibili grazie all’automazione di questo processo possono portare alla riduzione degli FTE richiesti da una riconciliazione manuale, riducendo i costi delle operazioni, migliorando la velocità nella registrazione degli incassi, offrendo nuovi livelli di data quality e garantendo la tracciabilità delle operazioni che favorisce a sua volta le operazioni di audit e la governance generale dei processi. (Qui potete leggere il servizio completo)
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