Qualsiasi dipendente nel corso della sua vita professionale si è trovato nella condizione di dover anticipare somme di denaro più o meno consistenti per la propria azienda, principalmente in occasione di trasferte ma spesso anche per effettuare acquisti urgenti all’interno della propria attività operativa (casi tipici sono quelli dei team di supporto delle utility, del property management o del settore costruzioni). La successiva fase di rimborso è solitamente fonte di grande insoddisfazione sia per i dipendenti, che lamentano tempistiche eccessive e procedure estremamente farraginose, che per il reparto finanziario/amministrativo, che deve spesso fare i conti con scontrini illeggibili e note non congruenti. Il risultato finale è, come minimo, una notevole perdita di tempo e di energie nervose per ambo le parti, che sono sottratte alla normale operatività quotidiana e, dunque, al business. Ma la conseguenza più grave è il mancato governo di una tipologia di spesa che può arrivare a incidere significativamente sul bilancio aziendale.
Rimborsi e Anticipi di cassa: i limiti di una gestione tradizionale
A monte del problema c’è il dato di fatto che una buona parte delle aziende, non soltanto Pmi, tengono traccia delle note spese sui fogli di calcolo, archiviando alla meglio documenti e scontrini cartacei che passano di scrivania in scrivania. È chiaro che una gestione contabile di questo tipo, del tutto analogica e manuale, presta il fianco a errori di varia natura, allontanando l’azienda da una gestione efficace delle spese interne: i dipendenti, nel completare la documentazione richiesta, possono agire in maniera approssimativa, per esempio perdendo scontrini o arrotondando a proprio favore i pagamenti sostenuti e anticipati. L’amministrazione, invece, può avere difficoltà a incasellare con esattezza i documenti scritti dai collaboratori e, ancora di più, ad assegnarli ai giusti centri di costo interni. Vero è che non sempre il dipendente è chiamato ad anticipare delle spese, potendo contare su una certa disponibilità di fondi messa a disposizione dell’azienda. Ma, anche in questo caso, le problematiche possono essere dietro l’angolo: il processo di anticipo dei fondi e poi di recupero dei fondi non utilizzati è complicato nel caso di bonifici o rischioso nel caso di veri e propri anticipi di contante. Inoltre, i fondi anticipati possono dimostrarsi insufficienti, soprattutto in caso di spese di emergenza, complicando ulteriormente i processi. Il risultato finale è sempre quello di ritrovarsi di fronte a inefficienze e processi manuali che sarebbe preferibile evitare.
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Acquisti online: i problemi dei processi tradizionali di gestione degli acquisti
Oltre alle spese sostenute dai dipendenti in maniera estemporanea c’è poi un altro aspetto decisamente importante da tenere in considerazione quando si parla di spese aziendali: gli acquisti effettuati presso i fornitori on line, ossia una tipologia sempre più diffusa anche nell’ambito business, che richiede pagamenti istantanei e diverse modalità di fatturazione. Il riferimento è ai portali di ecommerce come Amazon, ma anche alle sottoscrizioni ai servizi Software as a Service come Microsoft Office 365 o agli acquisti di pubblicità online. È chiaro che questa particolare modalità d’acquisto necessita di un modello diverso da quello tradizionale, caratterizzato dalla emissione dell’ordine di acquisto, dalla ricezione della fattura e dal successivo trasferimento dei fondi spesso con termini di pagamento non immediati. Anche le classiche carte di credito aziendali, di norma riservate ai dipendenti senior, che spesso vengono condivise all’interno delle funzioni aziendali, dal marketing all’IT, per effettuare questi acquisti non possono essere considerate una soluzione definitiva, dal momento che sono progettate per pagamenti individuali, ovvero con limiti di acquisto abbastanza bassi, che possono rivelarsi del tutto insufficienti quando sono in ballo cifre di una certa consistenza. Inoltre, la presenza di molteplici carte o l’utilizzo di una singola carta per acquisti effettuati da diverse funzioni aziendali complicano la gestione di questa particolare spesa, rendendo difficoltose le fasi di controllo e riconciliazione.
Soldo: spese sotto controllo in tempo reale
È dunque evidente che, per mettere in atto una corretta gestione del processo di spese e pagamenti in azienda occorre un cambio di rotta: serve una soluzione unica, flessibile quanto basta, che innanzitutto autorizzi e renda possibili le spese di reparti e dipendenti, permettendo ai team finanziari di mantenere il controllo finale della spesa aziendale, sia prima che dopo il pagamento, fornendo una visibilità completa e istantanea, nonché ottimizzando il processo di riconciliazione e contabilità. Questo tipo di soluzione già esiste: stiamo parlando di Soldo, una piattaforma basata sul circuito di pagamento Mastercard, che consente di delegare, controllare e tracciare in tempo reale le uscite aziendali e quelle dei collaboratori grazie all’utilizzo di carte prepagate personalizzabili, nonché di una web console di gestione e di una app per gli utenti. Soldo è concepito per massimizzare l’efficienza lungo il processo di spesa e riconciliazione sia come prodotto standalone che attraverso l’integrazione con tutti i principali software di contabilità e di gestione delle spese. Permettendo così all’amministrazione di risparmiare tempo e, al contempo, rendere più autonomi i dipendenti nelle spese aziendali.
Soldo: addio ai rimborsi e agli anticipi cassa
Ma vediamo più da vicino come funziona questa soluzione: innanzitutto Soldo mette a disposizione un conto cosiddetto multiutente, nel senso che dal conto centrale è possibile creare dei conti secondari intestati a dipendenti, collaboratori e funzioni aziendali. In questo modo la gestione dei fondi rimane più chiara e controllabile. Con Soldo l’azienda riesce a mettere a disposizione una alternativa molto più efficace al rimborso del dipendente e ad eliminare definitivamente gli anticipi di cassa a carico del dipendente. La web console di Soldo permette infatti il monitoraggio in tempo reale delle spese effettuate da ogni carta di credito prepagata. Questo rappresenta un grande vantaggio per il comparto finanziario in termini di tempo e lavoro, oltre che un deterrente per i dipendenti, che rinunceranno in partenza alla tentazione di addebitare all’azienda costi extra. È inoltre possibile impostare dei limiti di spesa personalizzati per ogni dipendente e reparto, sia in termini di tipologia di spesa (per esempio, ristorante si, tabaccaio no) che di area geografica, procedura che rende ancora più efficiente il processo. I vantaggi sono evidenti anche per i dipendenti che, attraverso l’app di Soldo, possono agevolmente caricare le foto degli scontrini e delle ricevute ed inserire altri dati per classificare le spese, abbattendo drasticamente i tempi dedicati alla preparazione delle note spese. Importante è anche la cura relativa alla sicurezza, dal momento che le carte legate alla piattaforma Soldo possono essere attivate e disattivate in qualsiasi momento. Infine, i costi di gestione sono estremamente limitati grazie alla possibilità di trasferire i fondi istantaneamente e in modo gratuito nei sottoconti degli utenti e delle funzioni aziendali o centri di spesa, con commissioni minori di quelle tradizionalmente applicate dalle banche sia per gli acquisti in valuta che per l’utilizzo del bancomat.
Soldo: la visibilità completa che assicura un reale controllo
La piattaforma, inoltre, consente di gestire il rischio di frode o anche situazioni legate a possibili eccessi di spesa, grazie a forme di “pronto intervento” con il blocco dei pagamenti digitali on-line, dei prelievi bancomat e delle transazioni estere. Per quanto riguarda invece le spese aziendali ricorrenti, come la pubblicità online, i costi di catering e per l’acquisto di parti necessarie per i team di supporto ai clienti per risolverne i problemi, Soldo può rappresentare un’ottima soluzione: a ogni centro di costo può essere associata una carta di plastica o virtuale, che permette di gestire queste spese, che in molti casi devono essere effettuate istantaneamente, semplificando il processo di allocazione dei costi. L’intera piattaforma è ovviamente concepita per monitorare l’andamento del flusso di spesa dei vari dipartimenti, mettendo a disposizione report puntuali in differenti formati. In conclusione, con Soldo ogni azienda mantiene sempre il controllo sui flussi di denaro, con una visibilità totale sulla situazione grazie al cruscotto di gestione che permette di intervenire con la definizione di limiti, di regole e il controllo dei budget con la massima personalizzazione. I vantaggi di questo controllo sistematico si traducono in una sensibile riduzione dei costi e dei tempi legati alla gestione quotidiana delle spese. In particolare, uno studio condotto da Forrester Research su una azienda italiana multinazionale attiva nella lavorazione del legno e altri materiali ha stimato come nell’arco di un triennio il ritorno sull’investimento (ROI) delle soluzioni Soldo sia pari al 630%, con un payback period inferiore al trimestre.
