Anche prima dell’attuale situazione emergenziale, sempre meno si potevano vedere i tutti i dipendenti e collaboratori presenti nelle sedi centrali delle aziende tutti i giorni della settimana, magari per 8/9 ore al giorno. In effetti, la possibilità di effettuare una buona parte delle attività in mobilità e, al contempo, la necessità di cogliere tutte le opportunità presenti in mercati sempre più competitivi, ha fatto sì che buona parte della forza da lavoro sia oggi molto spesso in trasferta, per incontrare clienti e fornitori, oppure per partecipare a eventi e corsi di formazione. Una tendenza che appare destinata a rafforzarsi anche nel prossimo futuro, con conseguenze non da poco per l’organizzazione aziendale. Perché, nel momento in cui sono in trasferta, dipendenti e collaboratori tendono necessariamente a sostenere spese di diversa natura, legate agli spostamenti, al cibo, al pernottamento, ma non solo. Spesso e volentieri, specie tra le Pmi, occorre infatti saldare e anticipare anche conti relativi ad acquisti di prodotti e/o soluzioni.
I rischi delle procedure non trasparenti
Queste spese, di norma, sono anticipate dal dipendente che, per ottenere il rimborso, è chiamato poi a seguire delle procedure tortuose e, soprattutto, manuali. Gli scontrini e le fatture vanno conservati, fotocopiati e pinzati, mentre poi vanno compilati e firmati dei giustificativi delle varie voci di spesa. Come è facile da capire, si tratta di operazioni che risultano indigeste alla grande maggioranza dei lavoratori. E che, in ogni caso, vengono eseguite controvoglia in orario di lavoro, con impatti anche sulla produttività aziendale. Inoltre, quando il flusso della procedura risulta improvvisato e poco chiaro, alcuni dipendenti possono cedere alla tentazione di inserire nelle note spese anche delle voci che poco o nulla hanno a che fare con i costi sostenuti nelle trasferte. Più in generale, per le aziende, oltre al pericolo “frode”, il rischio è di non avere sotto controllo le spese di trasferta che, come abbiamo visto in precedenza, sono destinate a pesare in misura crescente sul bilancio aziendale.
I benefici di Fluida per la gestione delle spese
Una soluzione capace di rispondere a questo problema è Fluida (Gruppo Zucchetti): si tratta di una piattaforma unica per la gestione del personale che permette di semplificare la relazione tra lavoratori e azienda gestendo tutto in un’unica applicazione. Risolvendo e semplificando anche la gestione delle note spese: in particolare, lato utente l’inserimento può infatti avvenire da App su smartphone oppure da web da qualunque dispositivo, anche desktop. Il sistema prevede oltre 12 categoria di spese ognuna delle quali contiene informazioni di dettaglio personalizzate. Per ogni voce inserita è possibile aggiungere una fotografia del giustificativo di spesa oltre a tutte le informazioni correlate. Tutte le voci principali verranno rilevate dal sistema OCR + AI di Fluida, che è in grado di riconoscere automaticamente nome del fornitore, data e importo totale. Non solo: il riepilogo e il totale di ogni nota spesa è consultabile da app, ma anche scaricabile da desktop in formato PDF e Excel. Di particolare rilevanza, infine, è che Fluida è pensata per essere integrata con altri sistemi: grazie alle API documentate nel dettaglio nel developer portal diventa infatti possibile inviare e ricevere dati relativi a tutte le aree funzionali della piattaforma. I vantaggi legati all’utilizzo di Fluida sono duplici: da una parte i responsabili amministrativi hanno la possibilità di vagliare e approvare rapidamente le note spese, tenendone sotto controllo l’evoluzione. D’altra parte gli utenti vedono semplificato notevolmente l’intero processo, acquisendo in tempi celeri la certezza dell’accettazione della nota spese da parte dell’azienda, sgombrando così il campo da discussioni e problematiche di varia natura riguardo alle note stesse.
