Di questi tempi le sedi delle aziende tendono a essere sempre meno caratterizzate dalla presenza fissa di dipendenti e collaboratori: dal momento che i moderni mezzi di comunicazione rendono possibile la reperibilità 24 ore su 24, le risorse aziendali vengono sempre più utilizzate verso l’esterno, in particolare per incontrare fisicamente clienti o prospect e aumentare così le possibilità di interazione e business. La stessa internazionalizzazione delle imprese rende sempre più frequente le trasferte dei dipendenti, ad esempio per ragioni di formazione interna o di coordinamento. Questo utilizzo più flessibile e razionale delle risorse umane, però, comporta un inevitabile rovescio della medaglia per tutte le organizzazioni: l’innalzamento delle spese di trasferta, ovvero di tutti quei costi che possono essere sostenuti dai dipendenti nel corso delle proprie attività fuori sede. Le spese di trasferta – nel dettaglio – comprendono il vitto e alloggio (ristoranti, hotel e strutture ricettive in genere, incluse tasse di soggiorno), le spese varie (bar, telefono, lavanderia, altre piccole spese sostenute in trasferta), i costi dei biglietti di viaggio (treni, aerei, bus extraurbani, traghetti, ecc.) e, naturalmente, le spese di trasporto vere e proprie (taxi, costi legati all’utilizzo dell’auto privata del dipendente).
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Tutti gli errori di una gestione tradizionale delle spese di trasferta
Come è stata sinora approcciata la gestione delle spese di trasferta? Tradizionalmente i dipendenti sono stati chiamati ad anticipare di tasca propria queste spese e in un secondo momento a ottenere il tanto agognato rimborso in busta paga. Ma, come chiunque abbia lavorato in un’impresa saprà bene, questa procedura è tutt’altro che semplice e lineare. Innanzitutto perché le spese sostenute vanno documentate, attraverso scontrini, ricevute e quant’altro, che devono dunque essere conservati e fotocopiati. Successivamente, la prassi prevede la compilazione della nota spese, una attività che è considerata come fastidiosa dalla totalità di dipendenti e collaboratori, che devono sottrarre ore alle proprie attività quotidiana, e spesso al weekend, per districarsi tra le definizioni previste dalle colonne excel. Successivamente l’intera rendicontazione deve essere validata manualmente dai responsabili amministrativi aziendali, che a loro volta dedicano non poche ore della propria giornata a un processo meccanico e non certo gratificante. Una procedura manuale di questo tipo, poi, presta poi il fianco a svariati problemi ed errori: innanzitutto i dipendenti possono sbagliare nel compilare i campi prestabiliti, cosa che può provocare delle difficoltà a ottenere il rimborso e che, in ogni modo, allontana le aziende da una corretta governance di questa tipologia di spesa. Che, come abbiamo accennato in precedenza, è destinata ad aumentare ulteriormente nei prossimi anni e a pesare non poco sui budget. Inoltre, c’è un fattore che è poco politically correct ricordare ma che è sicuramente presente: ovvero, una gestione delle spese di trasferte di questo tipo, manuale e approssimativa, può far cadere il dipendente in tentazione. Con l’inserimento in nota di spese e costi che, in realtà, hanno poco a che fare con la trasferta di lavoro.
Soldo: un sistema Fintech che elimina gli anticipi di cassa da parte dei dipendenti
Tutte queste problematiche sono perfettamente note ai responsabili amministrativi aziendali, che nel corso del tempo hanno cercato di mettere a punto dei correttivi, il più diffuso dei quali consiste nell’elaborazione di Travel Policy, che mettono nero su bianco quali sono le modalità di spesa che un dipendente/collaboratore è autorizzato a effettuare, limitando così eventuali comportamenti inopportuni. Ma anche l’istituzione delle policy non può certo mettere fine alla farraginosità tipica della compilazione manuale delle note spese, che dunque è destinata a riproporsi anche in presenza di documenti di questo tipo. Un’alternativa è offerta dal Fintech, ossia da strumenti finanziari di nuova generazione che consentano di evitare il momento da cui hanno origine i problemi legati alle spese di trasferta, cioè l’anticipo di cassa da parte del dipendente. La soluzione messa a punto dalla Fintech Soldo è per l’appunto quella di distribuire a tutti dipendenti delle speciali carte prepagate aziendali (del circuito Mastercard), riconducibili a determinati centri di spesa e funzioni, alimentate da un conto aziendale e da sottoconti associati direttamente a queste funzioni e centri di spesa per ottimizzare allocazione di fondi e controlli. A queste carte è possibile impostare limiti di spesa (giornaliero, settimanale, mensile), regole d’uso (abilitando o meno bancomat, pagamenti on line, pagamenti presso determinate categorie di esercenti, pagamenti all’estero, etc.) e processi automatici di ricarica. In questo modo i dipendenti non hanno più la necessità di anticipare delle somme di denaro, evitando anche la fase di compilazione della nota spese perché le transazioni vengono registrate in tempo reale con la possibilità di associare foto di scontrini e altri dati utili alla classificazione della spesa direttamente al momento della spesa tramite un’app. Inoltre, grazie alla speciale web console di Soldo, il reparto finanziario riesce a mantenere traccia di tutte le spese aziendali in tempo reale, anche grazie a una puntuale reportistica di supporto. Tutto questo meccanismo assicura in definitiva un efficace ed efficiente governo delle spese di trasferta, che al contempo può liberare il tempo dei dipendenti e del settore amministrativo per attività a maggiore valore aggiunto.
