Gestire un ATM e renderlo sempre disponibile e accessibile è un’attività che comporta per le banche diverse sfide e problematiche legate al contante e alla sua gestione, movimentazione e messa in sicurezza, con impatti notevoli sui costi operativi. La corsa alla digitalizzazione e l’incremento dei canali digitali, a discapito del contante, ha reso ancora più complicata la gestione dell’intera filiera, rendendola poco efficiente, soprattutto quando ci sono più operatori di trasferimento di contanti (CIT) da coordinare in contesti di condivisione di ATM. Si affacciano nuovi approcci che permettono di garantire l’accesso al contante pur nella riduzione dei costi operativi.
Guardando ai dati più recenti messi a disposizione da Banca d’Italia (Il costo sociale dei pagamenti in Italia, marzo 2020), nel complesso si stima che l’utilizzo del contante costi al nostro sistema economico 7,4 miliardi di euro l’anno, quattro volte superiore a quello delle carte di pagamento, e assorba il 36,4 % dei costi complessivi delle banche. La movimentazione del contante, ossia le operazioni di “deposito” (cash-in) e “approvvigionamento” (cash-out) tramite sportelli bancari e postali, costa al sistema bancario circa 2,5 miliardi di euro l’anno, pari allo 0,3 % del totale dei flussi di contante intermediati (in entrata e in uscita), mentre per le sole operazioni di prelievo da ATM, il costo industriale del servizio è pari a circa 1,5 euro per operazione, sia per quelle di propri clienti presso propri ATM sia per le operazioni di clientela di banche terze.
Negli anni, la crescita dell’attività presso gli sportelli automatici ha contribuito a ridurre l’incidenza dei costi delle operazioni di prelievo/versamento, che tuttavia rimangono significativi nonostante le diverse le attività volte a rendere più efficiente il processo di ricircolo del contante. I margini di miglioramento dei costi sono realizzabili, grazie all’utilizzo di soluzioni tecnologiche volte a garantire l’accessibilità del contante pur mantenendo bassi i costi operativi e di gestione.
Per le banche e gli operatori ATM risulta infatti strategico implementare soluzioni che garantiscano un’accessibilità al contante e ai servizi finanziari riducendo i costi operativi. In alcuni casi ci si può basare sui sistemi esistenti, mentre in altri si potrebbe aver bisogno di una revisione più approfondita dei sistemi e dei processi di gestione della liquidità.
I costi dell’uso del contante
Questa sfida è stata raccolta da un attore leader nei servizi per il mondo bancario come Auriga, che affronta l’ottimizzazione della gestione del contante con due diverse modalità: la soluzione WWS Cash Management per la gestione end-to-end del ciclo di vita del contante, e ATM Pooling, un modello già affermato nei Paesi del nord Europa e in Belgio per garantire l’accessibilità al contante.
WWS Cash Management è una soluzione multivendor e multicanale per la gestione dell’intero processo di controllo, approvvigionamento e movimentazione del denaro, che punta ad assicurare la disponibilità dei dispositivi self-service e ridurre i costi di approvvigionamento delle filiali, delle sale-conta e di tutti i cash point, all’interno e all’esterno delle filiali (sportelli self-service di prelievo/versamento/recycling, ASST o TARM, sportello filiale con TCR, self-service presso GDO). In particolare, il punto di forza della soluzione è quello di ottimizzare e ridurre i costi di approvvigionamento dei cashpoint e delle filiali, anticipando il fabbisogno di contanti delle varie unità organizzative, così da fornire alle sale-conta un calcolo previsionale accurato e attendibile della domanda di contante. Più nel dettaglio, la piattaforma WWS Cash Management è in grado di gestire tutti i cash point coinvolti nel processo di gestione del contante grazie a un modello predittivo basato su logiche previsionali e analisi matematiche.
Il sistema si basa infatti sull’analisi dei dati storici del fabbisogno e della movimentazione del contante di almeno 12 mesi (o anche di più), per poi fornire, attraverso logiche matematiche previsionali di “self-learning”, delle previsioni sulla quantità denaro – sia banconote che monete (anche di diverse valute e nei diversi tagli) – necessaria a ogni cash point. Queste previsioni sono combinate ed equilibrate secondo alcuni fattori e predicati fisiologici, assicurativi e periodici (giorni festivi, eventi speciali), logistici e legislativi che caratterizzano ciascun cash point e unità organizzativa (filiale, sala-conta, cassa centrale, ufficio gestione contante) coinvolti nel processo di gestione del contante, in modo da rendere quanto più accurata l’analisi previsionale
La gestione del Cash in Transit (CIT) e i benefici attesi
L’analisi predittiva implementata da WWS Cash Management è in grado di ottimizzare notevolmente la gestione del Cash in Transit (CIT): i dati giornalieri vengono resi disponibili dalla console di gestione degli ATM e, sulla base dell’utilizzo storico e stagionale del contante, vengono generati ordini di caricamento del contante, che possono essere approvati, autorizzati o modificati dal CIT designato. Assicurando così benefici economici di diversa natura: tra questi è possibile citare la maggiore disponibilità del device self-service per il cliente, il diminuito costo di giacenza del contante immobilizzato nei diversi cash point, i minori costi di approvvigionamento e ritiro del contante e, quindi, le minori spese di trasporto per il carico e lo scarico dei cash point presso le filiali. La stima è che, dopo un periodo di circa 18 mesi, la migliorata qualità delle previsioni di cassa possa portare a una riduzione dei costi di gestione e del trasporto del contante compresa tra il 10 e il 25%., ma anche ad una riduzione del 25% del numero di ordini, con conseguenti costi minori, e un taglio del 15% dei costi di manodopera.
End-to-end Management e il monitoraggio delle performance
Oltre ai risparmi economici, ci sono aspetti di natura operativa e gestionale da non trascurare: la piattaforma consente un tracking preciso e dettagliato di ogni stato di avanzamento del ciclo di vita degli ordini inseriti nel sistema, permettendo a chiunque sia coinvolto in tale processo di monitorare lo stato di avanzamento dell’ordine del contante e di modificarne il contenuto (ad esempio variando il numero o il taglio delle banconote o monete richieste). Con la Dashboard – che contiene le informazioni sulla disponibilità dei cash point, sul numero di banconote e monete prelevate, caricate, versate e/o riciclate – e grazie a un’area dedicata alla reportistica, diventa quindi possibile avviare un adeguato monitoraggio della performance.
Un ulteriore vantaggio è assicurato dall’automazione della riconciliazione: occorre infatti considerare che per gestire il contante per il servizio ATM ci sono diverse registrazioni finanziarie che devono essere elaborate, relative a prelievi, carico/scarico bancomat, incassi e riciclo del contante, compensazione/regolamento. Tutto quanto deve essere registrato in una contabilità generale e riconciliato per garantire che non vi siano fallimenti ed errori nei flussi finanziari. Questa attività è resa più efficiente quando la riconciliazione è automatica, come avviene appunto nel caso di WWS Cash management.
ATM Pooling
Diverso è invece l’approccio alla base dell’ATM Pooling, che punta a soddisfare l’esigenza della riduzione del costo di gestione del contante per gli operatori e allo stesso tempo a garantire l’accessibilità del servizio agli utenti finali. Questa modalità, già consolidata in Nord Europa e in Belgio, prevede che due o più banche cedano la proprietà degli ATM a un’entità separata, la quale prende in carico la gestione del parco macchine condiviso. Il grande vantaggio dell’ATM Pooling per le banche è rappresentato dalla possibilità di ridurre il costo di proprietà e di gestione degli sportelli automatici, condividendone i costi operativi. Inoltre, in questo modo diventa possibile garantire l’accesso al contante anche a quei cittadini che abitano in quelle località dove la scarsità della domanda renderebbe non redditizi una filiale o gli sportelli automatici.
Un caso di successo: Batopin
Proprio al modello dell’ATM Pooling si ispira il progetto Batopin (Belgian ATm OPtimisation INitiative), un’iniziativa congiunta di Belfius, BNP Paribas Fortis, ING e KBC, che hanno unito le forze per sviluppare una rete ottimizzata di sportelli automatici in Belgio. Auriga ha preso in carico la gestione completa end-to-end della nuova rete ATM Batopin, compreso il software, il monitoraggio completo degli ATM, l’elaborazione delle transazioni, la gestione del contante e la gestione degli asset. Il risultato finale è stato estremamente soddisfacente: la nuova infrastruttura ATM di Batopin sfrutta il software Auriga per la gestione di tutti i cashpoint in modo coerente e con il minimo sforzo, indipendentemente dal vendor. È stato così possibile ottenere anche una distribuzione più razionale ed efficace degli ATM (localizzandoli ad esempio anche in centri commerciali, in quanto luoghi più affollati) ma anche aggiornare le macchine esistenti con l’ultima soluzione self-service neutrale rispetto alla rete, nonché sfruttare appieno la soluzione WWS di Auriga per consentire lo sviluppo di nuovi servizi insieme ai tradizionali servizi di prelievo e deposito di contanti, a tutto favore di una customer experience innovativa.
