Continuare a gestire alcune attività manualmente in un contesto in cui l’automazione e le nuove tecnologie stanno rivoluzionando il modo di lavorare in tutto il mondo, può rivelarsi presto un grave errore. Questo non significa che si debbano stravolgere tutti i processi interni per ottenere validi risultati: aziende e professionisti, per esempio, possono avviare un processo di innovazione scegliendo di affidarsi a un software di riconciliazione bancaria per ottimizzare questa attività che, pur essendo piuttosto ordinaria, se diventa più snella ed efficace può avere un forte impatto anche sul successo del business.
Riconciliazione bancaria come essenziale leva di business
La riconciliazione bancaria è un processo inevitabile e importante nella vita di un’impresa, anche se appare noiosa e ripetitiva. Si tratta di verificare che esista una corrispondenza tra i movimenti bancari e i movimenti contabili per essere certi che “i conti tornino”. Tale tipo di controllo, se fatto in modo regolare e accurato, permette a ogni imprenditore di gestire al meglio la propria liquidità e di conoscere con puntualità la propria situazione finanziaria, senza cadere in preda a dubbi. Questo è un presupposto fondamentale per il successo, da sempre, ma soprattutto negli ultimi anni, in cui i ritmi di evoluzione del mercato sono diventati molto più rapidi e si ragiona sempre di più su scala globale, con tante variabili di cui tenere conto quando si gestisce il proprio business. Un software di riconciliazione bancaria può in tal senso diventare un alleato importante per tutte quelle aziende che stanno affrontando la ripresa con grinta e desiderano lasciarsi alle spalle le incertezze passate, come per tutti i professionisti che seguono realtà di questo tipo e vogliono assicurare loro massima efficienza.
Da foglio e matita al software di riconciliazione bancaria, una innovazione necessaria
Automatizzare è diventato quasi un imperativo oggi, nei più svariati contesti, ma prima di investire le proprie risorse in un software di riconciliazione bancaria solo per seguire un trend, è opportuno comprendere in che modo una soluzione di questo tipo andrà a modificare i radicati processi interni, finora mai messi in discussione.
Nell’effettuare la riconciliazione bancaria, da sempre i commercialisti oppure i contabili delle aziende per associare tutti i movimenti bancari ai corrispondenti movimenti contabili procedono con lo scaricare tutti i singoli estratti conto, entrando nei vari home-banking di tutte le banche utilizzate dai clienti, e poi li stampano. Foglio alla mano, con evidenziatore e matita, spuntano voce dopo voce i movimenti bancari, confrontandoli con quelli contabili riportati in prima nota a video.
Oltre ad essere significativamente time consuming, questo metodo è molto rischioso da due punti di vista: da un lato si hanno elevate probabilità di errori o distrazioni, dall’altro si è costretti a produrre copia cartacea di dati sensibili, esponendoli a rischi legati a privacy e sicurezza.
Di fronte a queste evidenti problematiche, prima di introdurre sul mercato software di riconciliazione bancaria, un passo verso una maggiore efficienza era stato compiuto offrendo soluzioni basate su un motore semantico in grado di semplificare e velocizzare il processo di associazione di movimenti bancari e contabili con un approccio però ancora decisamente euristico, che richiedeva sempre un aggiustamento manuale. L’algoritmo al centro di questa soluzione riusciva ad acquisire in modo automatico o semi automatico i dati degli estratti conto provenienti dal circuito interbancario e ad associarli a quelli di contabilità, conducendo un’operazione di matching tutt’altro che perfetta. Nulla a che vedere con le performance di un software di riconciliazione bancaria, ma per lo meno era possibile ottimizzare i tempi dedicati a questa attività, limitando le inesattezze.
Software di riconciliazione bancaria come alleato per la crescita
La vera svolta, sia per i professionisti che per le aziende, è però rappresentata dall’implementazione di soluzioni ancora più automatizzate che, grazie alla PSD2, sono in grado di rendere la riconciliazione bancaria realmente agile, sicura e veloce. TeamSystem Payments, Istituto di Pagamento del gruppo TeamSystem, è il primo player che in Italia ha scelto di cogliere le opportunità offerte dalla nuova normativa PSD2, entrata in vigore nel 2018, per offrire nuovi servizi al mondo Corporate.
Con il nuovo “Modulo Software TS Pay”, l’azienda permette al proprio sistema gestionale di dialogare con TS Pay, la piattaforma di servizi di incasso e pagamento digitali di titolarità di TeamSystem Payments, Istituto di Pagamento del Gruppo TeamSystem, tra cui quello di accesso alla lettura di saldi e movimenti dei conti del cliente. Proprio questo servizio consente al sistema gestionale TS integrato con TS Pay di effettuare la riconciliazione dei movimenti bancari con quelli contabili in possesso in modo molto più semplice, immediato ed efficace.
Potenziando e accorpando al sistema anche il motore semantico che aveva già sviluppato e proposto, Digital Bank Link, TeamSystem è in grado rendere la riconciliazione bancaria efficiente, al di là del tipo di metodo di incasso e di pagamento scelto. Il suo innovativo software di riconciliazione bancaria è infatti dotato di un nuovo motore semantico che sfrutta principi di Intelligenza Artificiale e utilizza un algoritmo che si alimenta con i dati di saldi e movimenti dei conti di ogni singola banca grazie alla loro lettura in automatico, su consenso dell’utente, concessa dalla PSD2 e dallo sviluppo della tecnologia dell’Open Banking. In qualità di AISP (Account Information Service Provider) TS Payments previo consenso del cliente, può “leggere” periodicamente tutti i dati su saldi e movimenti dei propri conti bancari e utilizzarli all’interno del proprio sistema gestionale, grazie al modulo di integrazione creato e che permette di farlo. Il passo successivo consiste nell’effettuare il matching fra movimento contabile e movimento finanziario e ciò avviene in modo più veloce ed efficiente: diventano sempre meno, man mano che l’algoritmo apprende, le volte in cui è richiesto un aggiustamento manuale.
Il software di riconciliazione automatica, inoltre, se i movimenti sono pagati oppure incassati con TS Pay, procede direttamente e non lascia alcuna possibilità di errore; negli altri casi l’associazione dei movimenti resta comunque semi automatica ed efficace, garantendo ai professionisti e alle aziende velocità, agilità e sicurezza. Ciò significa una maggiore efficienza nella gestione della liquidità, una migliore valorizzazione del personale, non più costretto a compiti noiosi, ripetitivi e lunghi, e l’importante certezza di proteggere dati sensibili non più stampati sugli estratti conto e a rischio di diffusione.
