contributo di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia
La trasformazione digitale sta rivoluzionando la nostra vita e il modo di operare e interagire nelle attività quotidiane. In molti si stanno ancora abituando ad avere documenti, immagini, ricevute e fatture digitali. Dove sono i cari vecchi faldoni pieni di fogli di carta, posizionati in ordine alfabetico sulle mensole dell’ufficio?
A livello internazionale, sono numerose le iniziative tese ad accelerare il cambiamento digitale, con l’obiettivo di ottenere tutti i benefici che questo promette, a cominciare dalla trasparenza, fino a tempestività, flessibilità e agilità di business.
Una volta tanto, l’Italia si è dimostrata all’avanguardia in tema di innovazione. Lo scorso gennaio, è infatti entrata in vigore la fatturazione elettronica, con l’obbligo di produrre un file .XML (eXtensible Markup Language), caratterizzato da informazioni specifiche, seguendo una procedura definita per gestire elettronicamente il ciclo attivo e passivo di tutti i documenti fiscali.
Anche altri paesi si stanno muovendo per innovare i loro processi. Il Regno Unito, ad esempio, ha avviato l’iniziativa “Making Tax Digital”, che da aprile renderà digitale tutte le attività di amministrazione e pagamento delle tasse, e coinvolgerà i lavoratori autonomi e aziende. Come tutte le innovazioni, anche questa è accompagnata da una qualche incertezza, ma l’esperienza che abbiamo potuto accumulare in Italia, dove il pagamento digitale delle imposte è attivo da 3 anni, ci permette di guardare a questo passaggio con ottimismo.
La graduale conversione digitale degli obblighi amministrativi delle aziende, andando a considerare sia la componente fiscale che quella di rendiconto e fatturazione, apre una serie di possibili scenari positivi, che sulla base della nostra esperienza, ci sentiamo di mettere in evidenza:
Maggiore sicurezza
La digitalizzazione permette di trasferire i documenti in un ambiente di storage sicuro o direttamente su cloud, nel completo rispetto di tutte le normative legate alla privacy dei dati. Un documento può essere inoltre protetto da password, crittografato, e sarà sempre disponibile alla consultazione. Inoltre, si ha la possibilità di autorizzare l’accesso a un numero ristretto di persone e monitorare tutte le attività legate ai file.
Incremento di efficienza e produttività
I processi di verifica di documenti e pagamenti sono più semplici, veloci e sotto controllo, grazie a regole e procedure definite. La collaborazione e la condivisione vengono agevolate e sono più rapide, permettendo così un aumento della produttività dell’azienda, con tutte le sue possibili e positive conseguenze in tema di competitività sul mercato.
Più spazio in ufficio
Digitalizzare i documenti consente di liberare spazio, svuotando le aree dedicate all’archiviazione dei documenti cartacei e spesso elimina la necessità di dotarsi di magazzini e attività di logistica per la loro gestione. Questo, in un momento in cui lo spazio fisico è tipicamente limitato o comunque costoso, va a ridurre una voce importante del bilancio aziendale.
Ottimizzazione dei tempi
Reperire informazioni di cui non si conosce o non si ricorda l’ubicazione, recuperare dati conservati in archivi aziendali o personali, e utilizzare la posta ordinaria per inviare documenti di valore tra sedi distribuite rallenta i processi e mette a rischio i contenuti. La possibilità di indicizzare e ricercare file digitali accelera in modo sensibile questo tipo di processo.
Riduzione dell’impatto ambientale
Una digitalizzazione più spinta dei documenti permette di ridurre drasticamente i costi di stampa e di archiviazione dei documenti e di contribuire in modo significativo alla tutela dell’ambiente, anche grazie al risparmio di energia correlato. Se tutto può essere gestito tramite dispositivi, applicazioni e archivi digitali, al vantaggio economico e operativo per l’azienda si aggiunge un positivo impatto sull’ambiente.
Sono numerose le soluzioni presenti sul mercato che consentono di affrontare in modo coerente ed esteso il passaggio al digitale nella gestione dei propri documenti. Ci sono sistemi che consentono di acquisire e archiviare i file direttamente nel servizio cloud selezionato dall’utente. E ci sono software in grado di indicizzare i file e renderli ricercabili elettronicamente, oltre che di riconoscere i dati in essi contenuti – si pensi alle partite Iva, ai codici fiscali, ai CAP o alle ragioni sociali – per estrarre automaticamente le informazioni rilevanti in campi modificabili, per il caricamento sul cloud.
Come è ovvio, le competenze si acquisiscono sul campo. E anche in questo caso l’Italia sta mostrando una buona reattività. Nel nostro paese sono ormai numerosi gli enti e le aziende che si occupano di attività di consulenza e amministrazione contabile e finanziaria – tra cui studi commercialisti e Centri di Assistenza Fiscale – che hanno ottimizzato le attività grazie a questi strumenti e siamo certi che i benefici non tarderanno a farsi sentire anche oltremanica.
