C’è ampio margine di miglioramento nella gestione dei flussi monetari delle PMI italiane, e il fintech sembra essere una delle risposte più efficaci alle nuove esigenze di collaboratori e CFO. Un’evidenza che emerge dal Soldo PMI Spend Management Report 2018, studio condotto dall’Istituto Piepoli per Soldo – gruppo specializzato nell’offerta di carte prepagate business personalizzabili – su un campione italiano di 300 responsabili finanziari e cento dipendenti. L’indagine sottolinea che rispetto alle operazioni di pagamento e alla possibilità di ridurre gli sprechi, il 54% dei manager dichiara che l’introduzione di soluzioni fintech apporterebbe sensibili vantaggi in tal senso, mentre il 67% dei dipendenti vorrebbe più strumenti innovativi per risparmiare tempo nella gestione di pagamenti e note spese, attività che per ciascuna risorsa comporta mediamente un impegno di oltre tre ore ogni mese. Il perché è presto detto.
Lo spreco di tempo e risorse finanziarie
Dallo studio si evince che in media i responsabili amministrativi impiegano oltre due ore ogni volta che devono fare un acquisto per la propria azienda e nel 10% dei casi il tempo speso può superare addirittura le otto ore, senza contare il lungo iter di controllo mensile che deve essere effettuato dal 62% delle aziende – anche più di otto ore nel 5% dei casi – per identificare quali spese sono state effettuate e da chi, utilizzando il denaro della società. Un impegno che potrebbe essere facilmente eliminato o drasticamente ridotto con l’adozione di soluzioni di automazione dei processi.
I lavoratori si dichiarano infatti favorevoli alla tecnologia se questa può aiutare a diminuire gli sprechi e il tempo necessario a compiere un’operazione (67%), migliorare la propria produttività (60%), ma anche a ridurre una fonte di stress (52%) e affrontare più volentieri le trasferte (51%).
Il tema dell’erogazione delle diarie e dei rimborsi per chi lavora fuori sede è in effetti più sentito di quanto si pensi: solo il 5% delle imprese fornisce anticipi di cassa ai propri collaboratori, e sostenere spese di tasca propria, in attesa di ottenere un rimborso, risulta per moltissimi una situazione onerosa. La necessità di anticipare spese di trasferta, carburante, pasti o qualunque tipo di acquisto per l’attività dell’impresa costituisce un nodo complesso nella gestione dei pagamenti aziendali ed è un punto dolente condiviso da molti lavoratori. Infatti per il 64% dei responsabili amministrativi intervistati all’interno della propria azienda non si hanno regole e/o processi abituali per gli anticipi di spesa ai dipendenti, mentre il 24% dichiara invece che non vengono mai anticipate spese di cassa. Il 25% delle imprese italiane chiede ai collaboratori di anticipare denaro, qualunque siano le condizioni o l’importo delle spese e nel 23% dei casi ai dipendenti che guadagnano oltre un determinato importo viene richiesto di pagare le spese in anticipo.
I costi dell’inefficienza
Come tutti sanno, parliamo di abitudini consolidate che hanno ricadute negative sulle successive operazioni di reportistica e controllo (come per esempio la raccolta dei giustificativi, la realizzazione di report e la conseguente verifica delle note spesa da parte dell’azienda), attività come se non bastasse spesso afflitte dall’errore umano, i cui effetti specialmente nelle aziende di piccole dimensioni possono rappresentare elementi anche seri di inefficienza. L’utilizzo di tecniche tradizionali comporta anche la proliferazione di spese non approvate, con dipendenti che ammettono di aver speso denaro aziendale in situazioni che non erano autorizzate o che hanno effettuato spese eccessive su articoli per i quali non dovevano usare i soldi dell’azienda. Il sondaggio Piepoli ha rilevato che quasi un collaboratore su cinque (il 17%) spende denaro dell’azienda quando non dovrebbe. La faccenda si complica ulteriormente nel momento in cui le trasferte avvengono all’estero, tra cambi di valuta e differenti formati delle ricevute da verificare.
Fintech e carte prepagate rendono i processi più trasparenti
È quindi naturale che le sfide per il 2018 rispetto alla gestione delle spese aziendali vertano, secondo i CFO italiani, sul controllo degli accessi al budget (43%) e sul monitoraggio in tempo reale di come viene impiegato (40%). Un quinto delle imprese (17%), inoltre, ha indicato come principale preoccupazione il controllo di quali spese dipendenti o dipartimenti siano abilitati ad effettuare con i soldi della società e il 12%, infine, ha individuato come sfida più urgente la possibilità di controllare come e quando i consulenti esterni possano spendere denaro aziendale.
«Osservando i risultati del sondaggio, risulta evidente che i processi di acquisto all’interno delle imprese debbano essere ripensati da zero, per evitare una gestione poco efficiente e possibili eccessi di spesa, rafforzando nel contempo il senso di fiducia e autonomia tra i dipendenti», spiega in una nota Carlo Gualandri, Founder e CEO di Soldo. «Attraverso la distribuzione di carte prepagate smart, gestibili da App e PC, vogliamo offrire ai lavoratori l’opportunità di utilizzare una carta aziendale che elimini il problema di dover spendere momentaneamente denaro di tasca propria, mentre i team finanziari potranno esercitare il pieno controllo su dove, quando e come è stata utilizzata la carta, oltre ad avere l’accesso in tempo reale a transazioni, dati e report».
In effetti, secondo l’indagine, l’adozione di una carta prepagata e controllata in tempo reale viene vista dal 54% dei CFO come uno strumento che può aiutare a spendere le risorse aziendali più responsabilmente riducendo anche i tempi nelle attività di compilazione delle note spese, mentre il 22% crede che possa aumentare la fiducia nell’organizzazione e nei suoi processi.
