Note spese dei dipendenti, via libera alla conservazione digitale

Via libera alla conservazione digitale delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi. È una decisione che segna un punto di svolta rispetto al passato, quella presa dall’Agenzia delle Entrate lo scorso 21 luglio che, con la risoluzione 96/E/2017, ha di fatto dato l’ok alla contabilità dematerializzata per le aziende.

Partendo da una istanza di interpello presentata lo scorso marzo da un’azienda di informatica operante nel settore, l’Agenzia ha sancito che ogni datore di lavoro potrà trasformare i documenti analogici in documenti informatici al termine del processo dei pagamenti per i rimborsi. A patto, però, che non si tratti di documenti unici, nel qual caso la digitalizzazione dovrà essere certificata da un pubblico ufficiale.

La digital transformation entra nel vivo dei meccanismi aziendali

È cosi che il processo di digital transformation, da tempo ingranaggio chiave  dello sviluppo del business di molte imprese, entra nel vivo dei meccanismi aziendali, andando a intaccare una delle attività maggiormente colpite dal fattore “time consuming”: la gestione contabile.

Nel dettaglio l’intervento dell’Agenzia si sviluppa in quattro fasi:

1. formazione del giustificativo informativo (il dipendente fotografa il documento tramite smartphone o tablet),
2. formazione della nota spese (il dipendente forma la nota spese, accedendo con id e password, direttamente sul proprio sistema e aggiungendo una firma elettronica);
3. controllo, approvazione e conservazione delle spese;
4. eliminare i giustificativi in formato analogico al termine dell’intero processo.

In questa direzione l’innovazione tecnologica sta già dando una grande mano a chi è interessato a rendere più efficiente la gestione delle spese aziendali. Sul mercato infatti sono già presenti soluzioni in grado di rispondere in maniera efficiente a questo genere di istanze. Una di queste è Soldo Business, soluzione che permette di aprire un conto spese multiutente, e permettere a chi ne fa uso    di fotografare le ricevute e conservarne una copia digitale per la contabilità.