Alla tendenza verso una progressiva e sempre più incisiva digitalizzazione dei processi e delle procedure non sfuggono i registratori di cassa. Questi strumenti sono diventati fondamentali per l’emissione dello scontrino fiscale per la certificazione dei corrispettivi da parte del venditore già a partire dalla legge del 26 gennaio 1983. Il registratore di cassa è diventato telematico e produce il documento commerciale, che, a partire dal 1° gennaio 2021, sostituisce i “vecchi” scontrini e le ricevute fiscali. L’evoluzione telematica del registratore di cassa, avviata nel 2019, porta con sé una diversa gestione da parte di chi utilizza questo strumento ma anche nuove funzionalità rispetto alla gestione amministrativa e agli adempimenti fiscali.
La normativa fiscale
La normativa, infatti, stabilisce che tutti coloro che effettuano operazioni di “commercio al minuto e attività assimilate”(esercenti, professionisti, ecc.) devono certificare i corrispettivi tramite memorizzazione e trasmissione telematica degli stessi all’Agenzia delle Entrate. Grazie alla trasmissione telematica dei corrispettivi, si possono garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati.
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Il registratore di cassa telematico è lo strumento attraverso cui trasmettere i corrispettivi elettronici. È indicato per chi ha un’alta frequenza di operazioni, ad esempio un bar oppure chi emette ricevute fiscali con una certa ripetitività, ad esempio tramite software gestionali. In alternativa, è possibile seguire la procedura web messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
Installazione del registratore di cassa telematico: linee guida e requisiti
Il registratore di cassa telematico deve essere collegato a Internet. Esistono diversi tipi di strumenti, ognuno con differenti caratteristiche e funzionalità. Gli strumenti adottati devono essere acquistati da rivenditori autorizzati e l’apparecchio stesso deve essere stato approvato dall’apposita Commissione. In alternativa all’acquisto di uno strumento nuovo, è possibile adattare quello vecchio, se possibile dal punto di vista tecnico. Tutte le specifiche tecniche sono state definite dall’Agenzia delle Entrate, con il Provvedimento del 28 ottobre 2016 e successive modifiche.
Una volta acquistato, è necessario procedere a diversi passaggi propedeutici all’attivazione:
- accreditamento sul sito dell’Agenzia delle Entrate, con le proprie credenziali o tramite intermediario
- censimento del registratore di cassa telematico, da parte del tecnico abilitato, all’Agenzia delle Entrate, operazione che permette poi di “sigillare” elettronicamente i corrispettivi giornalieri
- attivazione dell’apparecchio tramite specifico comando, grazie a cui si attiva la matricola del registratore di cassa
- creazione del QR code sul sito dell’Agenzia delle Entrate, che va scaricato e applicato sull’apparecchio
- messa in servizio del registratore di cassa telematico, da cui parte l’invio automatico dei corrispettivi giornalieri.
Le funzionalità avanzate del registratore di cassa telematico
Il registratore di cassa telematico, al pari di quello tradizionale, consente di memorizzare la singola operazione e di emettere il documento commerciale. Le funzionalità avanzate del nuovo apparecchio riguardano in particolare le modalità di conservazione e di trasmissione telematica dei dati fiscali. Infatti, il registratore telematico permette, nel momento in cui la cassa viene chiusa, di realizzare automaticamente un unico documento che contiene tutti i corrispettivi della giornata, lo “sigilla” elettronicamente e lo invia direttamente all’Agenzia delle Entrate, assolvendo così l’obbligo in modo quotidiano, automatico e sicuro. Inoltre, conserva memoria di tutte le informazioni.
Come gestire eventuali problemi tecnici
Perché possa funzionare correttamente, il registratore di cassa telematico deve essere connesso alla rete internet, anche solo nel momento di chiusura di cassa, quindi dell’invio telematico. Uno dei possibili problemi di malfunzionamento, dunque, può essere legato all‘assenza di connessione.
In caso di malfunzionamento, è prevista una procedura di emergenza tramite cui l’esercente può comunicare che il proprio apparecchio è fuori servizio e inviare i corrispettivi entro 12 giorni. Dovrà salvare il file dei corrispettivi su una memoria esterna e inserirlo direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate, tramite specifica funzione di upload.
In caso di guasto all’apparecchio o al server, è importate contattare tempestivamente un tecnico abilitato per risolvere il guasto, porre il registratore di cassa telematico nello stato di “fuori servizio” informando così l’Agenzia delle Entrate del guasto e tenere un registro di emergenza che tenga traccia delle operazioni effettuate nell’intervallo del malfunzionamento.
I vantaggi fiscali dell’utilizzo del registratore di cassa telematico
La memorizzazione elettronica dei dati e la loro trasmissione telematica, rese possibili dal registratore di cassa telematico, permettono di assolvere l’obbligo di registrazione delle operazioni effettuate, sostituendo di fatto il “vecchio” registro dei corrispettivi.
Analogamente, l’Agenzia delle Entrate acquisisce tempestivamente i dati fiscali delle operazioni per metterli a disposizione degli operatori IVA: in questo modo non è più necessario conservare copia del documento commerciale rilasciato ai clienti, rendendo più efficiente e veloce la procedura.
Inoltre, il registratore di cassa telematico dispone di un sistema che memorizza e trasmette direttamente alle Entrate anche le informazioni sulle verifiche periodiche, sistema che quindi sostituisce la conservazione del libretto di servizio.
Come aggiornare il software del registratore di cassa telematico
L’aggiornamento del software del registratore di cassa telematico non è solo fondamentale per un funzionamento efficiente dell’apparecchio, ma è anche essenziale per gli adempimenti fiscali. Il mancato aggiornamento, infatti, impedisce il corretto invio dei corrispettivi giornalieri.
Gli aggiornamenti vengono effettuati tramite un’apposita impostazione dell’apparecchio oppure vengono indicati dal fornitore dell’apparecchio o possono essere implementati attraverso il supporto tecnico autorizzato. È prevista una verifica periodica biennale che monitora l’aggiornamento del sistema utilizzato.
Il futuro dei registratori di cassa telematici
La componente digitale dei registratori di cassa telematici apre la strada a uno sviluppo ulteriore verso soluzioni integrate per una “cassa smart”, nuovi sistemi che possano mettere a disposizione dell’esercente un’unica interfaccia per diverse funzionalità. Ad esempio, sono già disponibili soluzioni che propongono l’integrazione tra registratore di cassa e pos, fino a creare dei sistemi che possano fungere da punto di riferimento unico per la gestione del punto vendita, dal pagamento agli aspetti fiscali fino alla reportistica sull’attività.
