Alte probabilità di errori e distrazioni, e la sicurezza di dover sprecare tempo in attività noiose e ripetitive, rischiando di non potersi dedicare quanto necessario a quelle a maggior valore aggiunto. Comportava tutto ciò, fino a poco tempo fa, la riconciliazione movimenti bancari per molti commercialisti e realtà aziendali che effettuavano ancora in modo manuale questa operazione imprescindibile e necessaria ad assicurare la correttezza dei dati contabili di una PMI di qualsiasi settore e dimensione. Grazie alla tecnologia, lo scenario è cambiato e chi saprà cogliere l’opportunità offerta da soluzioni innovative potrà godere di vantaggi competitivi sia nel day by day, che nel lungo periodo.
Riconciliazione movimenti bancari manuale: inefficiente e ad alto rischio
Quando si avvia una procedura come quella della riconciliazione movimenti bancari, nella pratica ciò che si effettua è una puntuale verifica della corrispondenza che deve esistere tra tutte le voci dell’estratto conto emesso dalle banche e quelle riportate nel saldo del conto di contabilità generale. Ciò che solitamente accade è che il personale dello studio commercialistico o gli stessi contabili di un’azienda debbano accedere ai vari home-banking di tutte le banche utilizzate scaricando i corrispettivi estratti conto, per poi associare ogni riga presente sui fogli freschi di stampa con le voci contabili presenti in prima nota a video.
Quando la riconciliazione movimenti bancari è effettuata in modo manuale, gli unici strumenti a supporto sono evidenziatore e matita: c’è quindi un elevato rischio di errore, si perde molto tempo e inevitabilmente si mettono in circolazione copie cartacee di dati sensibili propri o dei propri clienti. Essere certi che i conti tornino, in modo tempestivo e nella massima sicurezza, è invece uno dei presupposti principali di una buona gestione del business e della liquidità di un’azienda ed è grazie all’impiego della tecnologia che è possibile far evolvere questa attività verso un’ottimizzazione generale di tempo e risorse.
La svolta della PSD2 nella riconciliazione movimenti bancari
Il primo passo significativo nell’evoluzione tecnologica della riconciliazione movimenti bancari è rappresentato dall’introduzione di motori semantici in grado di permettere ai professionisti o alle aziende di associare i movimenti bancari con i movimenti contabili in modo più agile. Alimentato con i dati degli estratti conto provenienti dal circuito interbancario in modo automatico o semi-automatico, l’algoritmo al centro di questa soluzione effettua un’associazione “euristica” tra movimenti bancari e contabili, basandosi sui parametri dei primi, per poi procedere con il vero e proprio matching. Pur introducendo reali vantaggi, soprattutto dal punto di vista delle tempistiche di gestione della procedura, un motore di questo tipo lascia comunque spazio a numerose imprecisioni, che richiedono spesso un intervento manuale.
La vera e propria svolta per l’ottimizzazione della riconciliazione movimenti bancari giunge con l’entrata in vigore della PSD2, attuata in Italia il 13 gennaio 2018, dando avvio a quella oggi definita l’era dell’open banking. Questa direttiva europea sui servizi di pagamento, mirata a facilitare l’accelerazione della diffusione di strumenti di pagamento digitali, prevede anche l’abilitazione dei “servizi di accesso ai conti”, che permette a nuovi soggetti autorizzati dalla Banca d’Italia di prestare servizi di disposizione di ordini di pagamento (Payment Initiation Service) e di accesso informativo ai conti (Account Information Service). Questi nuovi protagonisti dello scenario finanziario, chiamati TPP (“Third Party Payment Services Provider”), diventano quindi in grado di leggere informazioni relative ai saldi e movimenti bancari dei conti dei clienti e possono fornire, ad esempio ad un sistema gestionale, elementi utili per automatizzare processi di routine ma fondamentali come la riconciliazione movimenti bancari.
TeamSystem protagonista di una nuova modalità di gestione della riconciliazione
Uno dei player più pronti a cogliere questa opportunità di fornire alle aziende e ai professionisti un servizio chiave per aumentare la loro efficienza è stato TeamSystem, che ha incluso nella sua innovativa soluzione il modulo software TS Pay. Questo elemento consente l‘integrazione con TS Pay, la piattaforma di servizi di pagamento di TS Payments (Istituto di Pagamento del gruppo TeamSystem) che, facendo leva sulla licenza di AISP, può leggere le informazioni sui conti del cliente e quindi fornirle al sistema gestionale perché automatizzi processi come quello delle riconciliazioni bancarie.
Il motore semantico “euristico”, già proposto ai propri clienti in passato, viene sostituito da uno che grazie all’Intelligenza Artificiale rende la procedura significativamente più efficace ed efficiente. TeamSystem, grazie al meccanismo costruito attorno al proprio Istituto di Pagamento, può cogliere le opportunità offerte dalla PSD2 e dall’open banking e alimentare automaticamente il proprio software gestionale con i dati su saldi e movimenti dei conti bancari, “leggendoli” periodicamente, per poi effettuare un’associazione più accurata e il matching fra movimento contabile e movimento finanziario. Soprattutto nella fase iniziale, può essere necessario un aggiustamento manuale, ma man mano che l’algoritmo di AI (intelligenza artificiale) impara, diventerà sempre meno necessario. Gli errori, in questo modo, sono totalmente esclusi per i movimenti pagati oppure incassati con TS Pay, perché l’associazione è immediata proprio come accade anche per i clienti dotati di home banking, perché grazie ad AIS saldi e movimenti possono essere letti. La riconciliazione quindi viene effettuata anche in questo caso in modo automatico, al netto di un numero estremamente contenuto di movimenti le cui causali potrebbero non coincidere immediatamente. Resta la procedura semi-automatica per i conti che, non essendo accessibili online, non possono essere letti tramite AIS: in questo caso non c’è scelta, il cliente deve per forza scaricare l’estratto conto con la propria banca e caricarlo all’interno del sistema.
