Un’azienda che incassa subito tutte le fatture che emette è un’azienda che tendenzialmente non ha problemi di liquidità. Si tratta però, come tutti gli imprenditori e i professionisti ben sanno, di una situazione estremamente rara, per non dire ideale. E, di conseguenza, non esiste organizzazione che, soprattutto nei primi anni di attività, non abbia sperimentato periodi delicati rispetto alla gestione del flusso di cassa. Cosa fare, dunque, per migliorare il cash management quando si dirige una Pmi?
Alla ricerca del delicato equilibrio tra entrate e uscite
Il primo pensiero, in questi casi, corre alla minimizzazione dei costi. Un fattore indubbiamente cruciale, da considerare anche durante l’ordinaria amministrazione, ma non sufficiente per garantire un equilibrio finanziario in grado di supportare la crescita del business. D’altra parte, non bisogna mai perdere l’obiettivo di massimizzare i ricavi. E questo significa sfruttare nel miglior modo possibile le voci relative alle entrate non solo in termini di nuovi clienti acquisiti e di volumi di vendite, ma anche e soprattutto di valore medio delle transazioni.
In effetti, il livello di liquidità diventa ottimale solo nella compresenza e nel bilanciamento di questi due obiettivi, che diventano raggiungibili se si analizzano in profondità i flussi in entrata e quelli in uscita. Bisogna in altre parole prendere in considerazione le uscite fisse e quelle variabili, e confrontarle con le entrate generate dalle vendite e dalle previsioni di vendita (basate sul riscontro degli ordini in portafoglio o sulle statistiche ricavate dai dati storici), oltre che con altri eventuali flussi di cassa (tasse e contributi, saldi relativi a prestiti, ritorni su investimenti, oneri finanziari di varia natura, anticipi o cessioni di partite creditorie). In tutto ciò bisogna dare per scontato che i clienti siano sempre puntuali nel pagamento delle fatture.
Quattro strategie per migliorare la gestione della liquidità
Parlando in generale, le strategie – potremmo definirle “regole d’oro” – per migliorare la gestione della liquidità sono essenzialmente quattro. La prima dovrebbe essere scontata, ma è sempre meglio ricordarla: è necessario adottare gli strumenti e i metodi corretti per analizzare lo status quo e compiere scelte informate, efficaci, basate cioè sulla reale situazione finanziaria dell’organizzazione, e non su supposizioni o decisioni di pancia. Bisogna quindi dotarsi di gestionali a elevate prestazioni, tanto potenti quanto semplici da usare: parliamo di software in grado di generare una visione d’insieme che il professionista, il manager e l’imprenditore possano utilizzare non solo per comprendere le condizioni attuali, ma anche per effettuare analisi previsionali accurate per il medio e lungo termine. Per generare insight del genere, le piattaforme ERP devono integrare moduli che consentano una semplice contabilità interna del sistema di vendita e di quello di acquisti, programmi per la previsione e l’accantonamento di risorse per le imposte, tool che evidenzino e aggiornino gli impegni finanziari attivi e modelli che forniscano ipotesi di investimenti per lo sviluppo delle attività.
La seconda strategia prevede, dove sia possibile, il differimento dei pagamenti nei confronti dei fornitori. Il meccanismo non dovrebbe essere un escamotage per saldare il più tardi possibile, ma un sistema di regolazione dei conti capace di adeguarsi ai tempi effettivi di incasso dell’azienda. Il che significa, per esempio, che in presenza di buona liquidità aziendale si potrebbe anche di decidere di pagare i fornitori in anticipo, richiedendo magari di applicare qualche formula di sconto. L’importante è valutare l’efficacia di una scelta del genere verificando che eventuali anticipi non vadano a impattare sulle uscite ordinarie e straordinarie.
La terza regola d’oro è quella secondo cui conviene agire sulle modalità di riscossione dei crediti, con l’obiettivo primario di ridurre la complessità delle procedure di fatturazione. Inoltre, l’organizzazione potrebbe modificare i tempi di emissione delle fatture, valutando l’eventualità della fatturazione immediata. Oppure prevedendo, in caso di ordini consistenti o di clienti appena acquisiti (la cui affidabilità, quindi, non è ancora stata messa alla prova) metodi di pagamento rateizzati attraverso, per esempio, fatture progressive. Ribaltando il consiglio dato più sopra, non è poi da escludere a priori la possibilità di richiedere un pagamento anticipato a fronte di uno sconto in fattura.
C’è infine la strada del finanziamento, che può essere a breve o lungo termine a seconda che l’azienda abbia bisogno di liquidità immediata per far fronte a un’emergenza contingente o di un’iniezione di capitali più consistente per supportare progetti di più ampio respiro per lo sviluppo del business. In entrambi i casi, è necessario ponderare bene il tipo di strumenti finanziari a cui si accede: un temporaneo sollievo sul fronte della cassa genera infatti costi ricorrenti che a seconda degli interessi concordati possono nel lungo termine danneggiare il capitale dell’impresa.
Incassa subito di TeamSystem, un approccio innovativo alla gestione della liquidità
Sul mercato stanno però comparendo anche nuovi strumenti, in grado di catalizzare le caratteristiche migliori delle strategie fin qui indicate. L’anticipo fatture e la cessione del credito, per esempio, sono una fattispecie di anticipo della liquidità a breve termine che consentono alle imprese di ottenere una quota parte del valore della fattura da un soggetto terzo – di solito un istituto di credito, una società finanziaria e, sempre più spesso, attori del settore Fintech – allegando a garanzia le fatture con scadenza futura emesse da altre organizzazioni. Un meccanismo del genere aiuta le organizzazioni ad avviare un flusso di cassa stabile e costante attraverso cui migliorare di conseguenza anche la gestione della liquidità.
Per semplificare l’accesso agli strumenti di cessione del credito TeamSystem – partner di riferimento di aziende, imprenditori e professionisti sul piano dei software gestionali e dei servizi di formazione – ha dato vita a Incassa Subito, una soluzione innovativa in grado supportare i clienti anche rispetto a una migliore gestione della liquidità.
Con Incassa Subito un’azienda può cedere il proprio credito in pochi passaggi, semplici e automatizzati: sfruttando l’interfaccia offerta dai gestionali di TeamSystem (con cui il modulo è integrato) si possono individuare in tempo reale le fatture da cedere e incassare in anticipo fino al 90% dell’importo nel giro di 48 ore. Il nuovo servizio Fintech elaborato da TeamSystem non prevede costi fissi, quote di ingresso o abbonamenti, e non impone alcun vincolo rispetto alla frequenza d’utilizzo o al numero di fatture da cedere. L’attivazione non richiede nemmeno garanzie da parte delle imprese, la cui esposizione verso il sistema bancario non subisce alcun impatto. Strumenti come Incassa Subito permettono di mettere in moto un circolo virtuoso con incassi ampiamente prevedibili e aiutano le aziende a raggiungere rapidamente l’equilibrio finanziario di cui il business ha bisogno per crescere.
